Mittwoch, 28. Dezember 2011

Gute Vorsätze

Auf dem Blog eines Bekannten habe ich vier kurze, knappe Ratschlägen für Führungskräfte gefunden, die sich auch sehr gut für Business aller Art eignen. Sie lauten:
  1. Sei nett
  2. Verbessere dich ständig
  3. Kommuniziere mehr als nötig wäre
  4. Halte mehr, als du versprichst
Ich zumindest werde sie als Vorsätze für 2012 nehmen...

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I found four great pieces of advice for leaders on a friend's blog that are also applicable to business of all kinds. They are:
  1. Be nice
  2. Constantly improve
  3. Over communicate
  4. Underpromise and overdeliver
 I for one am going to use them as new year resolutions...

Mittwoch, 21. Dezember 2011

Essential Office Equipment: Copy Holder

As a sworn-in translator, I get to translate quite a lot of documents that are only available in paper format, such as birth certificates, marriage licenses, divorce decrees, certificates etc. I am not particularly fond of these kind of projects, mainly because the translation has to look like the original, which means I have to do a lot of formatting. For most of these documents, OCR is not an option, either, so I basically end up typing everything into a word processing program, which means that I have to constantly switch between looking at the original document and the computer screen. 

When I first started out, I used one of those foldable plastic desktop music stands usually used by children playing the recorder (at least here in Germany). It was better than having the document lie flat on the desktop, but still not perfect, since the only place I could set it up on my desk still required me to turn my head back and forth and up and down, plus I tended to get hunched over the longer I worked.

However, I finally found a solution that brought the head movement to a minimum, improved my posture, doesn't use up precious space on my desk and didn't cost an arm and a leg:

The Kensington(R) FlexClip(TM) gooseneck copyholder

The copy holder simply clips onto a flat PC or notebook monitor, or you can use the included plastic base that gets glued to the top of the monitor to attach the holder. Just clamp the document into the other end, adjust the "gooseneck" to the height and angle you need, and voilá - you have a good view of the document and good posture at the same time. You can use it on the left or the right, and it is so small that you can easily take it with you in your notebook bag when working on the go.
I don't know how many papers it can hold at a time - the maximum number I had so far was 10 sheets- , but for my purposes it is perfect.

Now if I could only find a similarly simple solution to the formatting problem...

Freitag, 16. Dezember 2011

Referententätigkeit

Ich bin mal wieder dabei ein neues Tätigkeitsfeld für mich zu entdecken, und zwar das einer Referentin.

Angefangen hat es Anfang letzten Jahres, als ich mich spontan von einer BDÜ-Kollegin dazu verpflichten ließ einen Workshop zum Thema RSS-Feeds zu halten. Einige Monate später dann habe ich einen Workshop über den Umgang mit der BDÜ-internen Internetplattform "MeinBDÜ" gehalten, hauptsächlich weil wir die interne Kommunikation in unserer Regionalgruppe über dieses Medium laufen lassen wollen.
Diesen Workshop, der jetzt auch ganz offiziell von den Regionalgruppen durch den LV Bayern gebucht werden kann, habe ich inzwischen schon ein zweites Mal gehalten, und zwar in Bamberg, und es kam auch schon eine Anfrage aus Landshut dafür. Außerdem hat mich Ralf Lemster, der Vizepräsident im Bundesvorstand ist, angesprochen, ob ich diesen Workshop auch als Webinar halten würde - wozu ich begeistert ja gesagt habe!
Ende Januar werde ich dann in Erlangen mein erstes ganztägiges Seminar halten, und zwar "Einführung in memoQ - Grundlagenseminar".
Außerdem haben mich inzwischen schon zwei weitere Kolleginnen als Referentin für ihre Firmen an Land gezogen, um bei interessierten Unternehmen verschiedene Vorträge zum Thema Dokumentation und Übersetzungen zu halten bzw. Seminare und Schulungen zu verschiedenen Tools und Themen für Übersetzer zu halten.

Ich bin sehr begeistert über diese neuen Aufgaben und Herausforderungen, denn ich habe festgestellt, dass es mir unheimlich Spaß macht vor Leuten zu stehen und ihnen etwas Neues und Nützliches erklären zu können. Und ich bin schon gespannt, wie das nächste Jahr sich in dieser Hinsicht entwickeln wird.

Mittwoch, 7. Dezember 2011

Essential Office Equipment: External Hard Drives & Regular Backups

I had to completely redo my PC from scratch after a virus incapacitated it last week. If you've never had to do this - count your blessings! If you've been there before (blue screen of death, anyone?), you know what I'm talking about. It's not fun at all! 
And it takes a long time to reinstall not only the "big", obvious software like mail and word processing programs and CAT tools, but also all those nifty little programs and tools you've collected over time that make work and life so much easier...
But wait - this only works if you've saved all your data somewhere else, away from the PC and any potential viruses, and preferably not 6 months ago. 
As unhappy as I was about having to wipe the hard disk and reformat it and start from zero, if I hadn't been faithfully backing up my data, I might have considered changing profession and/or jumping off a tall building!

I cannot emphasize this enough: if your PC is the basis of your work life, you absolutely must have a back-up system in place and apply it, too!

Here is what I do:
- Daily back-ups of all work-related files
- Weekly back-ups of all important files
- Monthly complete back-ups
- Alternating between three (encrypted) external hard drives

I've been using Z-DBackup by Andreas Baumann, and it's been a life saver on several occasions already, but definitely this time around! It let's you set up several different back-up sets (e.g. I have one for work-related files, one for music and pictures etc.) and choose between creating one file or doing a 1:1 back-up. Also, you can select several different types of back-ups, such as complete or incremental back-up, which means that only those files that have changed from last time are being backed up, making things a lot quicker (this is what I use). Of course, regular complete back-ups are part of that set-up, as well. 
There are too many great features to explain them all here, and really, it doesn't matter so much which program you use (I guess you don't even have to use a program at all), as long as you do back up your data regularly!

Do you have a back-up routine? How do you do it?

Freitag, 2. Dezember 2011

Alles neu.... macht der Virus?!

Tja, trotz bezahltem Antivirusprogramm hat mich bzw. meinen PC am Montag ein Virus erwischt. Nach mehreren Versuchen zu retten, was zu retten ist ohne alles platt machen zu müssen, ging es dann aber doch nicht mehr anders. Also hab ich meine Nerven gestählt, die Zähne zusammengebissen, mir gesagt, dass es eine gute Gelegenheit ist die Festplatte zu säubern (was ich sowieso schon länger mal machen wollte) und das Betriebssystem neu eingespielt.

Drei Tage und unzählige Neustarts, einige Urschreie und verzweifelte Telefonate mit meinem IT-kundigen Bruder später sehe ich endlich Licht am Ende des Tunnels. Die wichtigsten Programme sind installiert und laufen, mein Büro musste nicht schließen, und ich habe weder mir, noch meinen Mitmenschen, noch dem Computer Gewalt angetan.

Ich kann nur eines sagen: wie gut, dass ich immer fleißig Sicherungen gemacht habe, sonst wäre ich jetzt ziemlich aufgeschmissen...!