Mittwoch, 28. September 2011

15 Tipps zum Thema E-Mail-Etikette in der geschäftlichen Korrespondenz

Falls ich etwas vergessen haben sollte, bitte gerne in den Kommentaren ergänzen!

  1.  Ein Betreff muss sein - immer. Ich hasse nichts mehr als E-Mails ohne Betreff zu bekommen. Wenn ich den Absender nicht kenne, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie ungelesen im Spam-Ordner landet. 
  2. Es gibt einen Unterschied zwischen An, CC und BCC. Und den sollte man auch kennen. Und am besten CC und BCC sparsam verwenden und nur wenn es unbedingt sein muss. 
  3. Antwort an alle nur dann verwenden, wenn man auch wirklich allen antworten möchte, die in der Empfängerliste stehen. Andersherum gilt aber auch: nicht vergessen allen zu antworten, wenn es alle betrifft. 
  4. Höflich währt am längsten. E-Mails werden schnell missverstanden, deswegen ist der richtige Ton wichtig. Sarkasmus kommt schon „mündlich“ nicht immer an, schriftlich kann er zu leicht verletzen. Je sachlicher, desto besser. 
  5. Kurz und knackig. Das Wichtige in kurzen, leicht verständlichen Sätzen vermitteln - niemand möchte seitenlange Romane lesen, in denen letztendlich nur wenige Fakten stehen, die auch noch gut versteckt sind. 
  6. Rechtzeitig antworten. Auch wenn es nur ein kurzes “Danke für Ihre Anfrage, leider bin ich ausgebucht bis xyz” oder „Danke für die Info“ ist. 
  7. Kritik an anderen - auf keinen Fall (auch keine Beschwerden über Dritte). Kritik sollte immer persönlich oder per Telefon geübt werden, so dass Missverständnisse direkt aus der Welt geräumt werden können. Außerdem weiß man nie, was mit der E-Mail passiert, wenn sie erst einmal verschickt wurde - am Ende landet sie noch im Posteingangsordner der Person, über die man sich beschwert hat?! 
  8. E-Mails nicht wütend beantworten. Man kann die E-Mail zwar schreiben, aber dann sollte man sich erstmal ein oder zwei Stunden (oder vielleicht sogar Tage) Zeit nehmen zum Abregen. Am besten den eigenen Gefühlen Luft machen, indem man die E-Mail schreibt und dann statt auf Senden auf Löschen klickt. 
  9. Keine Kettenbriefe weiterleiten. Zum größten Teil handelt es sich dabei nur um moderne Legenden. Am besten einfach gar nicht weiterleiten, aber wenn man sich nicht sicher ist, kann man auf Seiten wie Snopes.com nachschauen, ob die Sache echt ist oder eben nicht. 
  10. Nicht alles in GROSSBUCHSTABEN schreiben. In der digitalen Kommunikation ist das gleichzusetzen mit Schreien - und niemand mag es angeschrien zu werden. Genauso ärgerlich ist es aber auch, wenn jemand überhaupt keine Großschreibung verwendet, denn das ist sehr anstrengend zu lesen und stimmt mich dem Absender gegenüber schon mal nicht sehr wohlgesonnen. 
  11. Die Signatur sollte den vollständigen Namen und Kontaktinformation enthalten, aber nicht länger als 4-5 Zeilen sein. Initialen oder Pseudonyme sind wenig hilfreich und erwecken eher einen unseriösen Eindruck. 
  12. Keine E-Mails mit beleidigendem, verleumderischem, anstößigem, rassistischem oder obszönem Inhalt verschicken oder weiterleiten. Eigentlich selbstverständlich, passiert aber trotzdem immer wieder. 
  13. E-Mails sind nicht privat. Sie sind wie Postkarten, sie können leicht abgefangen und von jedermann gelesen werden. 
  14. Rechtschreibprüfung ist ein absolutes Muss. Es gibt nichts schlimmeres, als eine E-Mail voller Rechtschreib- und Grammatikfehler zu empfangen (v.a. von jemandem, der mit Sprache arbeitet)! 
  15. Drum prüfe…  Vor dem Versenden die E-Mail nochmal durchlesen, am besten laut. So stellt man sicher, dass alles klar und deutlich rüber kommt und dass im Eifer des Gefechts keine Worte ausgelassen oder gar die falschen verwendet wurden, denn die erkennt die Rechtschreibprüfung nicht.
Mit herzlichem Dank an Overworked Translator, Jill Sommer!

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