Mittwoch, 28. September 2011

15 Tipps zum Thema E-Mail-Etikette in der geschäftlichen Korrespondenz

Falls ich etwas vergessen haben sollte, bitte gerne in den Kommentaren ergänzen!

  1.  Ein Betreff muss sein - immer. Ich hasse nichts mehr als E-Mails ohne Betreff zu bekommen. Wenn ich den Absender nicht kenne, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie ungelesen im Spam-Ordner landet. 
  2. Es gibt einen Unterschied zwischen An, CC und BCC. Und den sollte man auch kennen. Und am besten CC und BCC sparsam verwenden und nur wenn es unbedingt sein muss. 
  3. Antwort an alle nur dann verwenden, wenn man auch wirklich allen antworten möchte, die in der Empfängerliste stehen. Andersherum gilt aber auch: nicht vergessen allen zu antworten, wenn es alle betrifft. 
  4. Höflich währt am längsten. E-Mails werden schnell missverstanden, deswegen ist der richtige Ton wichtig. Sarkasmus kommt schon „mündlich“ nicht immer an, schriftlich kann er zu leicht verletzen. Je sachlicher, desto besser. 
  5. Kurz und knackig. Das Wichtige in kurzen, leicht verständlichen Sätzen vermitteln - niemand möchte seitenlange Romane lesen, in denen letztendlich nur wenige Fakten stehen, die auch noch gut versteckt sind. 
  6. Rechtzeitig antworten. Auch wenn es nur ein kurzes “Danke für Ihre Anfrage, leider bin ich ausgebucht bis xyz” oder „Danke für die Info“ ist. 
  7. Kritik an anderen - auf keinen Fall (auch keine Beschwerden über Dritte). Kritik sollte immer persönlich oder per Telefon geübt werden, so dass Missverständnisse direkt aus der Welt geräumt werden können. Außerdem weiß man nie, was mit der E-Mail passiert, wenn sie erst einmal verschickt wurde - am Ende landet sie noch im Posteingangsordner der Person, über die man sich beschwert hat?! 
  8. E-Mails nicht wütend beantworten. Man kann die E-Mail zwar schreiben, aber dann sollte man sich erstmal ein oder zwei Stunden (oder vielleicht sogar Tage) Zeit nehmen zum Abregen. Am besten den eigenen Gefühlen Luft machen, indem man die E-Mail schreibt und dann statt auf Senden auf Löschen klickt. 
  9. Keine Kettenbriefe weiterleiten. Zum größten Teil handelt es sich dabei nur um moderne Legenden. Am besten einfach gar nicht weiterleiten, aber wenn man sich nicht sicher ist, kann man auf Seiten wie Snopes.com nachschauen, ob die Sache echt ist oder eben nicht. 
  10. Nicht alles in GROSSBUCHSTABEN schreiben. In der digitalen Kommunikation ist das gleichzusetzen mit Schreien - und niemand mag es angeschrien zu werden. Genauso ärgerlich ist es aber auch, wenn jemand überhaupt keine Großschreibung verwendet, denn das ist sehr anstrengend zu lesen und stimmt mich dem Absender gegenüber schon mal nicht sehr wohlgesonnen. 
  11. Die Signatur sollte den vollständigen Namen und Kontaktinformation enthalten, aber nicht länger als 4-5 Zeilen sein. Initialen oder Pseudonyme sind wenig hilfreich und erwecken eher einen unseriösen Eindruck. 
  12. Keine E-Mails mit beleidigendem, verleumderischem, anstößigem, rassistischem oder obszönem Inhalt verschicken oder weiterleiten. Eigentlich selbstverständlich, passiert aber trotzdem immer wieder. 
  13. E-Mails sind nicht privat. Sie sind wie Postkarten, sie können leicht abgefangen und von jedermann gelesen werden. 
  14. Rechtschreibprüfung ist ein absolutes Muss. Es gibt nichts schlimmeres, als eine E-Mail voller Rechtschreib- und Grammatikfehler zu empfangen (v.a. von jemandem, der mit Sprache arbeitet)! 
  15. Drum prüfe…  Vor dem Versenden die E-Mail nochmal durchlesen, am besten laut. So stellt man sicher, dass alles klar und deutlich rüber kommt und dass im Eifer des Gefechts keine Worte ausgelassen oder gar die falschen verwendet wurden, denn die erkennt die Rechtschreibprüfung nicht.
Mit herzlichem Dank an Overworked Translator, Jill Sommer!

    Mittwoch, 21. September 2011

    Beer & Work

    Yes, I'm German. So using beer and work in the same sentence is therefore absolutely normal, you say? Well, it may be more common and less frowned upon to have an alcoholic beverage during lunch time over here, but honestly, I don't drink (alcohol) while working!! (Just liters and liters of water, tea and coffee.)
    I still get to use beer and work together, though, because last week I got to interpret a guided tour at a brewery! Yes, you heard that right, a brewery. They had their four best US-salesmen (yes, they were all men) over for a few days, and part of the trip was a tour through the brewery.
    I learned tons about the brewing process, both while preparing for the job and during the tour. The guide was an employee who has been with the company for 31 years and really knew his stuff. He was full of funny stories, and there wasn't a question he couldn't answer. I had quite a time trying to keep up with him and the questions from the very interested guys, and in certain parts of the brewery I had to employ every trick of projection I ever learned during my voice performance studies, but I had a great time nonetheless. 
    The company is also very much connected with its employees, the facility to a large extent planned, built and financed by them, and very up-to-date and in part ahead of the times regarding both technology and sustainability, which is something that always makes me very happy.
    Some friends had seriously asked me whether I would get paid in beer (?!), and the tour actually ended with a beer tasting, but since I still had to interpret during the tasting and then drive home afterwards, I had to content myself with a non-alcoholic Weizen, instead of trying the Export, the Pils and the regular Weizen. O well. I can buy plenty with what I earned... ;)

    Donnerstag, 15. September 2011

    Urlaubscheckliste

    Im Gegensatz zur großen Mehrheit meiner Kollegen kommt mein "großer" Urlaub dieses Jahr erst noch, und bevor ich mich nächste Woche aufs Motorrad schwinge, gibt es noch Einiges zu tun, und zwar nicht nur privat! Auch das Büro will Urlaubs-fest gemacht werden, damit ich nicht zu einer überfüllte Mailbox, verärgerten Kunden und einem überzogenen Geschäftskonto zurückkomme. Ich habe zwar Kollegen, die auch im Urlaub Notebook und Mobiltelefon dabei haben, aber ich mache richtig Urlaub und bin völlig incommunicado! Keine E-Mails, keine (geschäftlichen) Telefonate, nichts! Schließlich will ich mich erholen...
    Deshalb habe ich eine Checkliste erstellt, damit auch nichts vergessen wird:
    • Regelmäßigen Kunden mehrere Woche vorher (je nach durchschnittlichem Auftragsvolumen 2-4 Wochen) per E-Mail Bescheid geben, dass das Büro von-bis geschlossen sein wird. Eventuell für Notfälle Kontaktdaten von (zuverlässigen und vertrauenswürdigen) Kollegen angeben, wobei das nicht jedermanns Sache ist.
    • 2 Wochen vorher E-Mail-Signatur mit Hinweis (bei mir in drei Sprachen) versehen, wann das Büro geschlossen ist, warum, und wann es wieder offen ist.
    • Automatische Abwesenheitsmeldung der E-Mail (Auto-Reply) einrichten, mit den gleichen Daten wie oben.
    • Anrufbeantworter-Ansage ändern.
    • Bei längerer Abwesenheit Blog-Beiträge schreiben und deren spätere Veröffentlichung einrichten.
    • Back-up aller Daten, am besten Festplatte spiegeln, auf externen Speicher (externe Festplatte, online etc.) - man weiß nie, was dem Computer alles so einfällt während man unterwegs ist, und zum "blauen Bildschirm des Todes" zurück zukommen ist kein Spaß!
    • Sicherstellen, dass genügend Geld auf dem Geschäftskonto ist, so dass alle automatischen Überweisungen und Abbuchungen, die während der Abwesenheit fällig werden, auch gedeckt sind.
    • Alle elektronischen Geräte ausstecken (außer Anrufbeantworter, natürlich).
    • Und das Wichtigste: Kopf abschalten!!!! Urlaub ist zum Aus- und Entspannen, und genau das habe ich vor...

    Donnerstag, 8. September 2011

    Interpretation of/at a wedding

    Last week I was the interpreter at a German-Australian wedding "out in the country". I had requested and received the mayor's speech beforehand so I could translate it - anyone who has ever interpreted at a wedding knows how fond the officials are of quotes, poems, pithy sayings and clever plays of words, and how hard it is to translate those off the cuff?!
    The speech consisted of five pages and was full of typos and grammatical errors. When I spoke with the registrar, she said: "Yes, we know he likes to talk, but he'll shorten it when he notices people starting to loose interest." Great, I thought. The speech already sounded long-winded just reading it. 
    I imagined the mayor in question to be a prime example of a country official: short, stout, probably red-faced and with a heavy Franconian accent. (Not that that's a bad thing! After all, I live in the country and am married to a man who speaks with a heavy Franconian accent!) And giving that speech, he would be... well, long-winded.
    When I finally met him, I was almost shocked at how spot-on my imagination had been!
    He was very jovial, and one of the first things he said to me was: "I'm not going to follow that speech too closely, probably going to add some things, but that's not a problem, is it?" "Of course not!" (What else could I say?)
    To top things off, he was quite hard to understand at times, and it was only due to my marriage that I was able to understand what he was saying at times. Afterwards he told me that he had had a stroke and that's why he had problems enunciating... Which was also why he had me read all the official documents, in German and in English, although I didn't know why at the time. He just handed them to me and said: "You read that, you'll do a much better job than me, I'm sure." Good thing I read so well, it didn't bother me to do it.
    But I wonder what he would have done if I had refused to do it. After all, there are no few interpreters out there who are not very good at reading out loud, or doing things spontaneously, for that matter... (maybe not the right profession for them, but that's just how it is, and not only in the interpreting business.)
    This probably sounds like it was a terrible job, but actually, it was the most fun I had interpreting at a wedding ceremony ever! The things he added to his speech were ok to translate (and the wedding party was in a great mood and went along with everything we threw at them), I was able to follow his speech, even if he left out stuff and jumped around, he joked quite a bit, and I translated everything he said, to the great amusement of the English-speaking group (which made up more than half of the wedding party I would say). I have never laughed so much at an official act, nor experienced such a relaxed and fun wedding. 
    And I had feared it to be awful, or at least awkward?! Just goes to show how easy it is to misjudge people and events by only partial information...

    Have you had a similar unexpected experience interpreting? Funny or terrible? Do tell, please!